Hvordan gør vi os parate?
E-business handler ikke kun om ny informations- og kommunikationsteknologi, men i høj grad også om forandringer i organisationen.
Når arbejdet med registrering af ordrer overtages af kunderne selv, eller når det ikke længere er et produkt, der skal sælges, men et helt system, så får virksomhedens salgsmedarbejdere nye arbejdsopgaver, og så skal virksomheden organisere sig på en ny måde.
Det kan betale sig at overveje e-business og nye kompetencer i et bredere perspektiv for dermed at sikre den nødvendige parathed i organisationen.
Nogle virksomheder vælger, at eksisterende afdelinger tilføjes nye arbejdsopgaver i relation til f.eks. markedsføring over internettet, håndtering af henvendelser fra e-mail eller opdatering af produktinformation på hjemmesider eller i databaser.
Andre virksomheder vælger at etablere helt nye afdelinger, der helt eller delvist håndterer virksomhedens digitale forretninger.
Det sker også, at forandringerne stiller krav til distancearbejde og mobile arbejdsformer.
Forberedelse
Det er vigtigt at gennemtænke de organisatoriske konsekvenser af en sådan forandring for at sikre at opnå de resultater, man søger med forandringen.
Det kan være, at virksomheden slet ikke har de fornødne kompetencer og må ud og hente disse. Det kan også være at nogle medarbejdere skal flyttes fra en afdeling til en anden eller fra en arbejdsmetode til en anden.
For at få et overblik over, hvad der vil ske i forbindelse med en sådan forandring, bør man stille sig følgende spørgsmål:
| Fase 1: Enighed om målsætning |
Hvad ønsker virksomheden at opnå med projektet? Er der en klar målsætning? Hvad mener medarbejderne? Involver medarbejderne i arbejdet med målsætninger og skab tryghed omkring forandringen i stedet for frygt omkring deres jobsituation! |
| Fase 2: Håndtering af ændringer til arbejdsprocesser og ressourcer |
Vil der være store ændringer i forhold til, hvordan arbejdet bliver gjort i dag? Kræver det flere eller færre involveret i de enkelte opgaver? Er medarbejderne klar over, at opgaver vil forsvinde og nye vil opstå? Hvad betyder det for samarbejdet på tværs af afdelinger? |
| Fase 3: Findes de nødvendige kompetencer? |
Kan medarbejderne udføre de nye opgaver? Kræver det uddannelse? Kræver det outsourcing af funktioner? Kræver det rekruttering? |
| Fase 4: Hvad er den hensigtsmæssige organisering? |
Skal forandringen håndteres i den eksisterende organisation med justeringer eller af en helt ny organisation med interne såvel som eksterne rekrutteringer? Betyder det andre mandskabsmæssige justeringer? Hvordan bindes aktiviteterne sammen med resten af organisationen? |
Hvordan planlægger vi det?
E-business har ofte en gennemgribende effekt på virksomheden og bør planlægges meget nøje for at sikre en smidig introduktion i forhold til virksomhedens omverden og øvrige forretninger.
Overordnet set er der tre sammenhængende lag i planlægningen af en sådan forandring:
| Strategisk og forretningsmæssig planlægning | Hvilken forretningsstrategi ligger til grund? Hvilken forretningsmodel bygger projektet på? Involveres kunder og leverandører og andre på grund af denne forandring? Hvornår forventer vi, at forandringen er på plads? Skal den gennemføres over flere gange? Forventer vi nye ydelser eller services i forbindelse med forandringen? Hvad er forventningerne til omsætning, omkostninger, marked, overskud, kundetilfredshed, medarbejderudvikling, konkurrenterne? |
| Organisatorisk planlægning | Hvilke dele af organisationen berører dette? Skal der iværksættes uddannelse af medarbejdere og i hvilket omfang? Skal der rekrutteres nye kræfter? Hvilke arbejdsgange ændres og hvordan? I hvor høj grad skal vi dokumentere og nedfælde forandringerne i detaljer? |
| IT planlægning | Hvilke krav skal der være til det eller de nye it-systemer? Hvordan kan det bedst passes sammen med de eksisterende systemer? Hvilke krav vil der være til vedligeholdelse af det eller de nye it systemer? Hvordan skal kravene være til de data, som kommer til flyde mellem systemerne? Hvordan vedligeholdes dette og af hvem? |
En sådan planlægning skal gennemføres med repræsentanter fra ledelsen, de berørte afdelinger eller funktioner i organisationen og it-kyndige personer.
Til inspiration og støtte for gruppen kan eksterne personer også tilknyttes.
Hvordan gennemfører vi det?
Gennemførelse af en sådan forandring er ikke meget anderledes end gennemførelse af enhver anden forandring. I mange tilfælde giver det mening for virksomheder at benytte eksterne leverandører af specifikke løsninger, rådgivning og services i gennemførelsen af forandringen. Så kan virksomheden koncentrere sig om sine kernekompetencer og forretning.
Gennemførelsen kunne følge disse 6 trin:
- Identifikation af målgrupper, målsætning og forretningsmæssig sammenhæng.
- Dialog med eksterne og interne interessenter for at skabe fælles forståelse og specifikation.
- Udvikling af organisation og IT løsning samt integration i samarbejde med alle involverede.
- Test og analyse af løsning i forskellige anvendelsessituationer før ibrugtagning.
- Markedsføring og formidling af den færdige løsning.
- Evalueringer gennem forskellige målinger og opfølgning i form af justeringer og tilpasninger.
Læs mere
- Forretningsudvikling og e-business – læs lidt om hvad der ligger bag ordene
- Hvem – reflekter over hvem du skal inddrage.
- Hvad – lidt om hvad det kan handle om.
