Mobile løsninger giver dig mulighed for at løse en række administrative og logistiske opgaver i marken, f.eks. når du er på arbejdspladsen eller hos kunden.
Med en mobil løsning kan du lave tilbud hos kunden. Du kan også sørge for at dine medarbejdere altid er opdateret om opgaven, og at de ved, hvor materialet og værktøjer befinder sig. Samtidigt kan du følge med i hvor mange timer, de bruger på opgaven.
Er du servicemedarbejder, kan du lave fakturaen, mens du er hos kunden – det kræver blot, at kunden accepterer – og så er pengene på vej til dig.
Hvad er så smart?
Med mobile løsninger har man faktisk et trådløst netværk, der binder virksomhedens administrative funktioner sammen med de decentrale enheder i marken. Dvs. ved hjælp af f.eks. smartphones og tablet PCs har man altid adgang til internettet og til virksomhedens interne systemer.
Ved hjælp af den indbyggede GPS-modtager i smart phones og tablet PCs kan du nemt finde kunden, få registreret når du ankommer, holde styr på hvor værktøj og reservedele befinder sig samt se om, der er tid til en ny opgave.
Og ikke mindst: Med nye smartphones er de fleste funktioner bygget ind i små programmer, der er meget nemme at anvende - typisk nemmere at bruge end traditionelle PC-programmer.
Se en lille video, der giver en introduktion til mobil teknologi
Hvad betyder det for dit arbejde?
Mobilen er dit redskab, fx når du skal
- Lave tilbud hos kunden/med kunden og få hele opgaven beskrevet
- Være løbende opdateret om hvad der er lavet, og hvordan du skal prioritere din tid for at nå i mål
- Bestille de materialer du står og mangler så de er reserveret til dig
- Finde dit værktøj – hvem brugte det sidst / hvor er det?
- Registrere dine arbejdstimer inden du tager hjem fra opgaven, så det er nemt at holde styr på hvad tiden er gået med
- Lave faktura hos kunden/med kunden så I er enige, når fakturaen skal betales
For eksempel kan en håndværker udfylde og sende arbejdssedler med opgavebeskrivelse, kundens adresse og faktureringsoplysninger trådløst fra hovedkontoret til medarbejderens PDA (Personal Digital Assistant), smartphone eller bærbar pc. Når arbejdet er færdigt kan kunden faktureres på stedet. Hvis nødvendigt, kan materialer bestilles trådløst hos leverandøren og eventuelle indberetninger til myndighederne kan udfærdiges og sendes, når behovet opstår.
Fordelene er lette at få øje på:
- Præcis registrering af varer og tidsforbrug
- Hurtigere fakturering
- Automatisering af manuelle, administrative opgaver
- Mindre papir og dermed online adgang til data
- Bedre opgaveplanlægning
- Mulighed for at få løst de små administrative opgaver omgående ved kilden, hvor de opstår
- Bedre logistik
- Bedre indtjening.
Mobile løsninger giver dig tid til at gøre det, der er sjovt i stedet for at være fastlåst til skrivebordet. Det kræver blot, at du har den løsning der passer dine behov.
Hvordan kommer man i gang?
Det er ret let at komme i gang. Det grundlæggende du skal have på plads er:
- Udstyr i form af selve mobiltelefonerne. Det kan fx være en smartphone/iPhone, en PDA eller en bærbar computer
- Et mobilabonnement pr. mobile enhed
- En eller flere løsninger i form af softwareprogrammer / applikationer, der kan anvendes på de mobile enheder
- En eller flere løsninger, der sikrer integration til relevante forretningssystemer, som anvendes hjemme i virksomheden.
Mange leverandører har i dag løsninger, som er netbaserede, så det er den samme løsning man anvender via PC’en på kontoret og på mobilen ude i marken. Forskellen er typisk, at man via en PC har adgang til flere (alle) funktioner, mens man via mobilen oftest har begrænset adgangen af hensyn til både brugervenlighed og sikkerhed, så der kun er adgang til de funktioner, der er nødvendige i den konkrete situation.
Ulemper?
Skal du bruge en intern løsning, så start med at kigge på de standardløsninger, der er på markedet. Hvis man har brug for en mobil løsning, og der findes en god løsning, er der egentlig ikke så mange ulemper udover, at:
- Det koster selvfølgelig lidt penge. Men det behøver ikke at være dyrt – det afhænger helt af dine behov og løsningsvalg
- Mobile løsninger kan rumme visse sikkerhedsmæssige udfordringer, som fx utilsigtet adgang til data ved tab af udstyr
- Hvis løsningen ikke er brugervenlig og opleves som en lettelse i det daglige arbejde, er der risiko for, at den ikke bliver brugt nok
Dette er dog ret generelle ulemper, som svarer til det man møder i de fleste projekter, hvor man vil digitalisere sin forretning.
Vigtigt valg
Skal du bruge en kundevendt løsning, eller en intern løsning, som du selv får udviklet er det en lidt anden sag, for så skal man tage nogle valg omkring, hvilke(n) platform(e) løsningen skal kunne køre på.
Grundlæggende står valget mellem:
- Applikationer (såkaldte apps), der er lavet specielt til mobil, fx iPhone eller Android. Her er det dog vigtigt at være opmærksom på, at at hvor Android er en åben platform, er iPhone lukket og kontrolleret af Apple.
eller om man skal vælge
- Webløsninger (web apps), hvor det er den samme løsning, der anvendes via mobiltelefon og PC. Her er der principielt tale om helt åbne og meget fleksible standarder.
Valget bør især afhænge af anvendelsen, men prisen kan selvfølgelig også spille ind. Generelt er en webløsning den billigste og mest fleksible løsning. Til gengæld kan en mobilapplikationsløsning ofte tilbyde mere optimal brugervenlighed med en specialtilpasset brugergrænseflade.
Læs mere
- Eksempler på brug af mobile løsninger – fra tilbudsgivning over opgavestyring til timeregistrering
- Mobil markedsføring – nå kunderne der hvor de er på rette tid og sted
