Her kan din virksomhed få hjælp til at udnytte it bedre med gratis vejledninger, leverandøroversigt og kurser

IBIZ-Center

Projektstyring

Ledelse og administration Vejledning

Projektstyringsprogrammer bruges til at håndtere kompleksiteten i store projekter, og er et begreb som dækker over mange typer af software, herunder software til estimering, planlægning, omkostningsstyring, ressourcetildeling, kommunikation, kvalitetsstyring og dokumentation.

Der findes en stor mængde forskellige projektstyringsprogrammer og de indeholder hver især en række funktioner. På Wikipedia.org (engelsksproget) er der lavet en sammenligning af en del af disse programmer med henvisninger til beskrivelser af de enkelte programmer, og der er samtidigt gode forklaringer på de forskellige delområder, der bliver gennemgået. Mange af programmerne findes også med danske brugergrænseflader.

Hør hvordan Bevola bruger et online projektstyringsværktøj, der er baseret på tankegangen fra sociale medier som Facebook.

Hvad kan det bruges til

Tidsplanlægning er en af de mest almindelige opgaver, hvor der kan planlægges en serie af begivenheder eller opgaver og kompleksiteten af tidsplanen kan variere betydeligt afhængigt af, hvordan værktøjet bruges. Nogle typiske udfordringer er:

  • Begivenheder der er afhængige af hinanden på forskellige måder.
  • Planlægning af hvilke faggrupper der skal arbejde på en aktivitet og andre ressourcer der skal være til stede, fx strøm og vand, dette kaldes ofte ressourceplanlægning.
  • Håndtering af usikkerhed fx skøn over varigheden af hver enkelt opgave.

Nyttig information

Projektstyringsprogrammer giver informationer til de forskellige personer eller interessenter i projektet, og kan bruges til at måle og understøtte prioriteringen af de forskellige opgaver, der kræves for at fuldføre et eller flere projekter. Typiske krav til informationer i softwaren kan omfatte:

  • Opgavelister og tidsplaner over allokering af ressourcer.
  • Oversigt over hvor lang tid opgaverne vil tage at gennemføre.
  • Tidlig advarsel om eventuelle risici for projektet.
  • Information om arbejdsmængden fx i forhold til at planlægge ferie.
  • Historiske oplysninger om, hvordan projekterne er skredet frem, og navnlig, hvordan aktuelle og planlagte opgaver hænger sammen.
  • Optimal udnyttelse af tilgængelige ressourcer.
  • Økonomisk overblik

Vælg det rigtige projektstyringsprogram

Der findes forskellige projektstyringsprogrammer, der kan køre enten direkte på en pc, på en server eller som et program på internettet (web-applikation).
Fordelen ved at køre programmet på en pc er, at den, der arbejder med det, er uafhængig af at være på nettet. Ulemperne er, at det er svært at dele med andre – og hvis der ikke er taget backup er det en sårbar løsning.

Server basserede projektstyringsprogrammer er gode hvis et projekt kører i en intern organisation, og ulemperne er, at man skal have adgang til virksomhedens netværk for at kunne arbejde i værktøjet.

Internetbaserede projektstyringsværktøjer køres som webapplikationer, som åbnes via et intranet eller internettet ved hjælp af en webbrowser.
Fordelene er, at projektstyringsprogrammet kan tilgås fra enhver type computer uden at installere software på brugerens computer, at der er nem adgang til brugerstyring, at der kun er én softwareversion, at programmet er nemt at vedligeholde og at der er et centraliseret datalager.
Ulemperne er, at systemerne typisk er langsommere til at reagere end pc/server programmer, og at projektoplysninger ikke er tilgængelige, når brugeren (eller server) er offline.

Passer ikke til alle projekter

Forskellige projektstyringsværktøjer passer til forskellige måder at arbejde med projekter på. Det er derfor vigtigt at vælge projektstyringsprogrammer ud fra hvad det skal bruges til og hvordan organisationen arbejder med projekter, for at få det bedste overblik over tidsplaner, ressourcer m.m.
Projektstyringsprogrammer egner sig bedst til lidt større og komplekse opgaver og kan for mindre opgaver give alt for meget arbejde i forhold til de fordele det vil kunne give.

Læs videre:

Relateret indhold: Projektstyring

Værktøjer

Find en NemHandel-leverandør - løsninger til elektronisk samhandel

Find NemHandel-leverandør

Svar på spørgsmål og få en simpel tjekliste til digitalisering af din virksomhed

Prøv Vækst med it

Svar på spørgsmål og få en personlig vejledning (10-20 sider) til valg af it-system

Tjek dit it-behov
X

Få tips og nyheder om it

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og bliv bedre klædt på til at udnytte it i din virksomhed.

Vi udsender det ca. 6 gange årligt