Her kan din virksomhed få hjælp til at udnytte it bedre med gratis vejledninger, leverandøroversigt og kurser

IBIZ-Center

Økonomisystem

Økonomi og administration Vejledning

Et regnskabssystem samler din virksomheds økonomiske data og giver struktur og støtte til mange af de administrative opgaver, du alligevel ikke slipper for som virksomhedsejer. 

Se film om implementering af cloudbaseret økonomisystem hos Otterup VVS.

Mange fordele

Med et økonomisystem til budget og regnskab i din virksomhed får du meget bedre styr på dit firmas drift og udvikling.

Det betyder at du kan forbedre din virksomheds indtjening, samtidig med at du får bedre styr på og kontrol med de administrative opgaver.

Et regnskabssystem giver dig mere tid til det, du er god til, samtidig med at du får nemmere ved f.eks. at få faktureret dine kunder og dermed få pengene ind.

Har du brug for mere overblik og sammenhæng i forhold til andre områder som fx personale og lager kan du overveje et såkaldt ERP-system, også kaldet et virksomhedssystem, fordi det kan håndtere alle en virksomheds administrative hovedprocesser.

Bare om at komme i gang

Det kan virke uoverskueligt at skulle i gang med at indføre – hvordan griber man indførelsen an?

Du kan tage en snak med din revisor og eventuelt ringe til din brancheorganisation. Meget ofte findes der løsninger, der er tilrettet lige præcis de behov, din branche har. Måske er det alt rigeligt med et lille og simpelt, men behageligt overskueligt system i dit tilfælde.

I dag findes der også en række netbaserede løsninger, som er relativt billige og enkle at anvende.

Du synes måske ikke, at det er nemt at komme i gang, men det vil måske kunne gavne din virksomhed helt utroligt.Det kan tage tid at blive fortrolig med de enkelte funktioner og nødvendige arbejdsgange, og du vil måske synes, at det føles stærkt indgribende i driften af din virksomhed.

Men det bliver det administrative fundament for virksomheden. Arbejdsprocesserne i forbindelse med et regnskabssystem bygger på rigtig mange års erfaring i erhvervslivet med, hvordan administrationen bedst varetages. Derfor giver en god løsning dig de processer du har brug for i din virksomhed.

Hjælp til at lære at bruge det

De fleste leverandører af regnskabssystemer tilbyder også at hjælpe dig godt i gang med brugen. De arrangerer undervisningsforløb, og flere af dem tilbyder at hjælpe dig hele vejen, til du føler dig tryg med dit nye system.

Mange af leverandørerne har et servicetelefonnummer (en hotline), hvor du kan ringe og få hjælp, hvis du går i stå i brugen. Det betaler sig at blive sat godt ind i den korrekte brug af systemet og dets muligheder. Så få hjælp og rådgivning fra leverandøren, og vælg et system, der passer til både din branche og din størrelse.

Vigtige data

Et regnskabssystem indeholder dit firmas økonomiske transaktioner. Loven siger, at de skal opbevares i 5 år, så du skal sikre dig, at der bliver taget ordentlig backup. Ligeledes skal du huske på, at alle firmaets faktureringer ligger i systemet. Det betyder, at din kundebase lige pludselig også bliver en del af dit regnskabssystem.

To slags regnskabssystemer

I dag findes der groft sagt to slags regnskabssystemer.

Traditionelle programsystemer, der er købt på cd og installeret på en pc ude i din virksomhed.
En internetbaseret form, der befinder sig hos programproducenten. Man går på internettet og logger på, når man vil ind i sit regnskabssystem.

Der er fordele og ulemper ved begge typer.

Lokalt installeret

Med den traditionelle skal du fysisk logge på maskinen i din virksomhed for at lave regnskab.

Du skal selv sikre dig, at programmet er opdateret, og du skal selv sikre dig at få taget backup af dit regnskab og gemme denne sikkert. På den anden side kan det give en følelse af tryghed og kontrol, at ens hjerteblod – firmaregnskabet – ligger fysisk hos en selv. Ofte betales en anskaffelsespris for programmet, og nogle tilbyder derudover serviceabonnement til en fast månedlig ydelse, f.eks. 300 kr.

Internetbaseret

Der findes i dag flere netbaserede løsninger, hvor du logger ind på en central tjeneste via internettet.

Denne type kaldes enten ”hosted” eller “cloudbaseret”. Her befinder dit regnskabsprogram og dit regnskab sig centralt på regnskabsudbyderens store, centrale computersystem.

Fra en hvilken som helst computer med internetadgang kan du komme ind på dit regnskabssystem. Også når du er ude at rejse. Kan du overkomme følelsen af utryghed ved, at internettet skal virke, for at du har regnskabsadgang, er der en række meget store fordele. Dine data er bedre og billigere beskyttet mod tab centralt end i dit firma, og løsningerne er normalt billigere at komme i gang med, men med et månedligt abonnement på 150 til 500 kr.

Det er en god idé at spørge i din omgangskreds, hvad der er gode erfaringer med.

Pro-Outdoor er et eksempel på en mindre virksomhed der har valgt en cloudbaseret løsning, som er billig, fleksibel og tilgængelig hvor som helst og når som helst – også for revisoren og “fakturamanden”

Elektronisk faktura direkte fra dit økonomisystem

Du kan få dit økonomisystem sat op, så du kan sende elektroniske faturaer. Det er fx relevant, hvis du har offentlige kunder, hvor der er krav om brug af NemHandel.

Kommunikation med din netbank

Der vil typisk være mulighed for at skabe integration mellem dit økonomisystem og din netbank. Det kan give mange fordele:

  • De betalinger du opretter i økonomisystemet kan overføres direkte via din netbank, så du slipper for at taste flere gange.
  • Tilsvarende kan indbetalinger overføres direkte fra din netbank til dit eget økonomisystem, således at debitposter udlignes automatisk
  • Ved at genbruge data på den måde minimerer du risikoen for fejl
  • Og så sparer du både tid og penge på den papirløse kommunikation.
Læs videre:

Relateret indhold

Værktøjer

Find en NemHandel-leverandør - løsninger til elektronisk samhandel

Find NemHandel-leverandør

Svar på spørgsmål og få en simpel tjekliste til digitalisering af din virksomhed

Prøv Vækst med it

Svar på spørgsmål og få en personlig vejledning (10-20 sider) til valg af it-system

Tjek dit it-behov
X

Få tips og nyheder om it

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og bliv bedre klædt på til at udnytte it i din virksomhed.

Vi udsender det ca. 6 gange årligt